Wenn die Pflegesoftware ausfällt: Ersatzabläufe müssen bekannt sein

Die Pflegesoftware lädt nicht mehr, aktuelle Einträge lassen sich nicht öffnen und eine Übergabe steht bevor. In diesem Moment braucht das Team einen bekannten Ersatzablauf. Erst jetzt nach Formularen, Zuständigkeiten und Kontaktwegen zu suchen, kostet Zeit. Eine vorbereitete Ausfallorganisation hilft, die Versorgung trotz eingeschränkter Technik geordnet weiterzuführen.

Den Ausfall melden und einordnen

Zunächst wird die Störung über den vorgesehenen Weg gemeldet. Hilfreich sind Angaben zu Zeitpunkt, betroffenem Arbeitsplatz und sichtbarer Fehlermeldung. Beschäftigte sollten nicht eigenständig beliebige Reparaturprogramme starten oder Geräte wiederholt neu konfigurieren. Bei Verdacht auf einen Sicherheitsvorfall gelten die dafür festgelegten Anweisungen.

Die BSI-Risikoanalyse zur Krankenhaus-IT beschreibt die Bedeutung von Ersatzverfahren. Technische Ausfälle lassen sich auch mit Schutzmaßnahmen nicht vollständig ausschließen. Deshalb müssen kritische Versorgungsabläufe und ein geordneter Wiederanlauf vorbereitet sein. Diese Überlegung ist auch für andere Pflegeeinrichtungen praktisch relevant.

Der Ausfallplan sollte ohne Zugriff auf das ausgefallene System erreichbar sein. Dazu gehören aktuelle Kontaktinformationen und Hinweise darauf, wer Entscheidungen koordiniert. Ein ausschließlich digital abgelegtes Dokument hilft wenig, wenn gerade seine Ablage nicht verfügbar ist. Die Zugänglichkeit wird deshalb bei Übungen ausdrücklich geprüft.

Ersatzdokumentation eindeutig führen

Vorbereitete Formulare erleichtern, notwendige Informationen weiter zu erfassen. Namen, Zuordnung, Zeitpunkt und verantwortliche Person müssen eindeutig bleiben. Benutzte Unterlagen werden geschützt gesammelt. Ein improvisierter Zettelstapel an mehreren Arbeitsplätzen schafft dagegen neue Risiken für Verwechslungen, Informationsverlust und unbefugten Einblick.

§ 630f BGB regelt unter anderem zeitnahe und nachvollziehbare Behandlungsdokumentation. Ein technischer Ausfall hebt diesen Bedarf nicht auf. Für den jeweiligen Versorgungsbereich wird deshalb festgelegt, wie wesentliche Maßnahmen während der Störung dokumentiert und später nachvollziehbar in den regulären Ablauf übernommen werden.

Ein fiktives Beispiel: Während eines Ausfalls wird eine telefonische ärztliche Anordnung über den vorgesehenen Ersatzweg aufgenommen und bestätigt. Zeitpunkt, Inhalt und zuständige Personen werden eindeutig festgehalten. Nach Wiederherstellung des Systems muss erkennbar bleiben, wann die Anordnung erfolgte und wann sie nachgetragen wurde. Eine scheinbar zeitgleiche digitale Erfassung wäre irreführend.

Besonders kritisch sind Informationen, die nicht zuverlässig verfügbar sind. Bei unklaren Medikamentenangaben oder widersprüchlichen Unterlagen wird fachlich geklärt, welche Information aktuell gilt. Erinnerungen ersetzen keine verlässliche Grundlage. Notwendige Versorgung und geeignete Rückfragen werden durch die verantwortlichen Personen koordiniert.

Den Wiederanlauf kontrolliert gestalten

Wenn die Software wieder erreichbar ist, bedeutet dies noch nicht, dass sämtliche Informationen vollständig und aktuell vorliegen. Das Team benötigt eine klare Mitteilung, ab wann der reguläre Ablauf wieder gilt. Sonst können Papier- und Digitalsystem parallel weitergeführt werden, ohne dass ihre Inhalte zusammenpassen.

Für Nachträge wird vereinbart, wer welche Unterlagen abgleicht. Doppelte Einträge, offene Aufträge und zwischenzeitliche Änderungen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Die ursprüngliche Ersatzdokumentation wird nach den festgelegten Vorgaben behandelt. Sie wird nicht vorschnell entsorgt, nur weil einige Angaben bereits übertragen wurden.

Der Plan sollte auch für Nacht- und Wochenenddienste praktikabel sein. Zuständigkeiten dürfen nicht davon abhängen, dass zufällig eine erfahrene Person anwesend ist.

Nach dem Vorfall werden Schwierigkeiten ausgewertet. Fehlten Formulare, waren Kontakte veraltet oder Zuständigkeiten unklar? Die Ergebnisse fließen in den Ausfallplan und in Übungen ein. Ein verlässlicher Ersatzablauf lebt davon, dass Beschäftigte ihn kennen, Arbeitsmittel verfügbar sind und die Rückkehr zum normalen Betrieb ebenso sorgfältig geplant wird wie die Unterbrechung.